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事情永遠做不完,怎麼辦?

今天在 Quora 看到了這個回答,心有戚戚焉,這答案真好!

Q:「在職涯中學到最重要的一課是什麼?」
A:「專注在可以提高你生產力的事情上。

就如大家所熟知的 Pereto 80-20 法則一樣,工作永遠不可能做完,按照這個理論,在職場的 80% 貢獻或影響都來自於我們 20% 的工作時間,如果一個禮拜工時以 40 小時計,大概就是 8 小時。關鍵在於,有沒有辦法只用 10%(4-Hour) 的時間造成最大的影響?

想要達到 4-Hour Week,我們必須:

  1. 減少完成單一工作項目上所必須的時間
  2. 增加自己在該工作項目上的影響力

Edmond Lau 舉了幾個很不錯的例子:

指導新人:為了避免耽誤到自己的工作進度,通常大家只願意花 1% 的時間去指導新人。但是卻沒有想過你浪費了新人 99% 的時間。如果你用心的指導新人,你得到的會更多!

寫個自動化程式或工具避免掉那些重複的工作:或許一開始你得花些時間在這些自動化程式上,但是卻可以在未來省掉許多時間。千萬不要做機器可以幫你做的那些事情

投資自己、持續學習:忽略那些不緊急、不重要的事情之後,我們當然是要優先做緊急而重要的事情。學習就是屬於重要但不緊急的事情,所以你很容易的就優先處理緊急的事情而忽略掉這重要的事情。記住,持續學習是提高生產力的重要關鍵!

*透過評估決定優先順序:*不斷的檢視自己的工作項目,或是透過過往的資料、經驗,分析排序所有事情所應該執行的先後順序。別忘了,事情永遠做不完。

舉辦技術性演講並且寫些指導性的入門方針:演講跟文件都是保存並且重複使用的,當你跟別人分享闡述的同時,不但可以幫助你徹底理解這些觀念之外,更可以減少未來每個新人的訓練時間,因為有了這些技術文件與演講影片,將可以讓他們更快上手,Mentor 也可以更為輕鬆。

盡可能不要參加(沒有事先訂好議程)會議:大部分開會都只是在浪費人們的時間,開會是不可避免的,縝密訂定的議程可以提高會議的效率。

多花時間在面試上:面試很花時間,也會打斷你的工作,但是如果你不在面試花更多時間聘僱對的人,你可能會在未來花更多時間幫他擦屁股。況且你聘僱了優秀的人才,這優秀人才未來可能也會再把其他人才也拉攏近來,優秀的團隊就是這樣組成的,沒有人希望團隊中有老鼠屎。

使用符合需求開源工具:沒有必要自己重新打造輪子。

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