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有效提高遠端工作的生產力(上) — 管理者

有效提高遠端工作的生產力(上) — 管理者

(中央社記者陳婕翎、江慧珺台北110年5月19日電)國內武漢肺炎(2019冠狀病毒疾病,COVID-19)疫情擴大,指揮中心指揮官陳時中今天宣布,全國疫情警戒升至第三級至28日,從明天起每天舉行全國防疫會議,整合防疫資源。 疫情警戒標準第3級,為單週出現3件以上社區群聚事件,或1天確診10名以上感染源不明本土病例。外出時全程佩戴口罩,停止室內5人以上、室外10人以上聚會,僅保留維生、秩序維持、必要性服務、醫療及公務所需之外,其餘營業及公共場域關閉。 全台疫情警戒升第三級至28日 20日起每日舉行全國防疫會議 | 生活 | 重點新聞 | 中央社 CNA

台灣新冠肺炎疫情突然惡化,對於突如而來的疫情升溫,改變之快相信很多人都感到有些手足無措,大大小小的企業更因不確定性因遠距放大,面對新型態的工作模式,所有企業與員工都需要以更積極的態度加速數位轉型,這系列三篇文章將整理遠端工作的心法與工具,幫助需要採取遠距工作的管理者與工作者,在家工作效率不打折扣。

疫情帶來的影響:加速數位轉型

警戒升到第三級之後,許多科技公司都跟著調整為遠端工作的型態來因應,意味著這樣的工作形態需要維持至少 14 天,在轉換遠距工作 WFH (Work from home) 的模式過程中該注意些什麼?遇到的問題又可以怎麼解決呢?

面對「數位轉型」,背後不僅要面對資訊化的能力,還包含著對夥伴工作態度的信任感,還有勞基法的規範。一開始大家可以透過之前面對面辦公的默契彼此包容,時間拉長更多是團隊制度與流程全面的調整才可能讓公司的營運不會受到影響。

對於台灣多數企業管理者來說,轉換到在家上班(Work From Home)的模式,會擔心的問題可能是:

  • 從線下轉到線上後,如何有效率地進行會議?
  • 主管如何掌握部門同仁的工作狀態?
  • 如何降低同仁間的溝通成本?
  • 如何提升同仁的工作效率?
  • 如何穩定軍心共度難關?

同時,管理者對遠端工作者以下四種常有的迷思,導致遠端與辦公室工作者的待遇是不平等的:

  1. 遠端工作者通常都很懶散,是薪水小偷
  2. 遠端工作者就應該不斷地證明他們自己正在工作
  3. 遠端工作者影響團隊文化與氣氛,因為他們沒有辦法融入團隊
  4. 遠端工作者應該整天都在線、隨時有空

透過是否允許員工在家上班,是用來檢視公司屬於勞力還是腦力密集類型的一種很好方式:

一家公司是否真正實施腦力密集的管理方式,很大程度上可以從雇主對於「在家工作」這件事情的看法來衡量。從上面的討論大家就可以知道,接受「在家工作」這件事情,意味著我們需要先破除「工時 = 生產力」或是「身體時間 = 腦力時間」或是「待在辦公室才是有生產力」這一些不符合腦力密集產業的錯誤假設。對於企業主來說,「在家工作」這一個制度的確要付出許多額外的管理心力,有的時候我們必須漸進式地、花一段時間才能成功建立這樣的制度,但在我看來,這不過是反應出管理腦力工作者本質上的複雜性罷了。我真心相信,這樣的制度,長期而言會增進企業的生產力,也完全符合這光速時代的潮流。 你的老闆讓你「在家工作」嗎? - MMDays

因應疫情的變化,有哪些資源可以使用?

首先,Techstars 針對 Covid-19 疫情給了新創很多的建議,包含很多資源的收集整理,如:補助、募資建議、各國法規的變化、以及遠端工作,甚至連身心健康(Mental Health)都涵蓋其中,裡面有很多寶藏可以挖掘。 COVID-19 Resources

企業管理者必備的遠距工作的高效指南

預先設置規則和準則,不要僅僅假設每個人都會知道在家工作的行為。在開會之前提前準備好會議內容並測試好會議會使用到的演示文稿,並且熟悉這些視訊平台,提前在會議開始的時候加入,並且提供對應的員工培訓。對會議出席,背景噪音,參與的期望是什麼?重要的是要積極地做好準備,以最大程度地減少因員工不習慣新環境和互動方式而造成的挫敗感。

溝通管理與訊息分級,免於遭受訊息炸彈攻擊

要能帶領好遠端工作的團隊,定義好溝通形式以及訊息分級是關鍵。

遠距工作時,所有人會很習慣用郵件、即時通訊軟體進行溝通,這些工具是好的,但過度濫用是很容易成為效率殺手。如果沒有一套約定成俗的邏輯在,不是錯過重要的訊息,就是把時間花在處理不緊急的任務上。

所謂的溝通形式,指的是即時通訊、郵件、電話、與視訊等,這相對好理解,很多人習慣動不動就開會,但其實很多事情只要做好彙整與摘要,把資訊發出來大家就能同步了,這其實就是沒有做好溝通形式的規劃。

我們可以按照溝通的時效性來劃分溝通形式:

  1. 稍具時效性的交流與討論:使用 Slack 或其他即時通訊軟體。
  2. 對時效性的要求較低:例如討論後的會議資訊彙整,主要目的是資訊同步給所有人,可以使用郵件處理。
  3. 具備高時效性的事件:直接使用電話或語音交談,針對緊急事件與對方立刻同步或確認。
  4. 有明確的決策需要多人討論後決定:使用視訊會議,搭配事先決定好的議程做深入討論並在會議後做出決策。

當團隊理解訊息如何分級處理與各種溝通形式的使用時機後,就不需要一直盯著即時通訊軟體上的各種訊息,並且當有重要且緊急的事件發生時,可以很有默契的直接語音通話,這就是最基本的訊息分級處理,這個動作並不難,但可以讓遠距工作團隊免於受訓息轟炸,讓每個人都可以更專注在手邊的工作上。

只開必要的會議,了解並幫助您的團隊確定未來工作的優先級。

在不是您日常工作場所的地方工作可能會充滿挑戰,但也會創造機會。當然,您可能必須取消正在計劃的活動,或者將項目擱置,但是在家中臨時工作可以為個人提供集中的時間窗口,並且減少了中斷,從而可以處理已被擱置的項目。實際上,其中一些工作可能更有利於安靜的環境。例如研究,設計,預算和編碼(以及清理收件箱)。

從團隊目標開始腦力激蕩:

  • 您的團隊今年想要完成什麼工作?
  • 您對組織中的級別和角色有什麼期望?
  • 根據您對角色的期望和團隊目標,您認為最重要的是什麼?
  • 您需要在年底之前完成什麼? 完成後,嘗試選擇 5-7 個不錯的選擇。

為了使您的個人優先事項與公司的使命保持一致,請從全局出發並反過頭進行確認工作。好的目標往往是 S.M.A.R.T(具體的,可衡量的,可實現的,相關的和有時限的),例如:「每週 5 天,每次走 30 分鐘」比「每天步行」更好,但這並沒有說明目標的含義或實現目標的方式。在評估目標時,請注意哪些目標更加明智。

視訊會議並不適合太多人參與,因此挑選與會的成員很重要,最好是與會議主題有直接相關的人,以 2-10 人開會最佳,才不會出現「冗員」。 開會的目的有很多,可能是集思廣益、專案更新或是向上司匯報進度等等。不管是哪一種,在遠距會議前都應該要事先好安排議程、時間以及目的,例如必須討論的主題、必須完成的結果等等,並通知每一位與會者,讓大家都可以先準備,不用浪費時間在會議中思考。 另外,許多公司可能會有例行性的周會或月會,在抗疫的非常時期,應該評估會議的必要性以及成果,並考慮減少次數、減少人數甚至取消。

事先訂好發言規則,確保所有人都能參與。 視訊會議無法實際看到對方,可能更容易會發生多人同時說話、某人偏題主題、會議時間超時等問題,可以制定一些規則並告知大家,例如發言前必須做出手勢、規定每個人的發言長度或是時時提醒時間,這樣可以避免混亂或是沒效率的會議。

行事曆上面的一致性與適應靈活性

對於剛開始採用在家工作的人來說,要如何保持長時間專注、不受其他家庭成員干擾、維持工作品質、維繫團隊關係都是重要的課題。

員工需要在家中的結構,就像他們早上到達工作,晚上離開一樣。在家工作時,很容易在早上上網,直到深夜才工作。鼓勵員工休息一下,出去走走(即使只是在房子附近),然後離開他們的計算機進行真正的午餐休息。這些一天中的停頓不僅可以提高注意力和生產力,而且對整體心理健康也有好處。

在這種疫情的特殊情況下,如果育有小孩,由於學校停課,孩子們也可能會回家,因此上班時間可能需要一定的靈活性。期望每個人都嚴格按 9 點在位置上並連續工作 8 個小時的期望可能是不現實的。通過行事曆與上線狀態來管理團隊每個人的時間表,可以確保團隊有一致共同的時間可以溝通工作,也保有靈活性、生產力和一致性。

用人無疑,疑人勿用

管理者不敢嘗試遠距工作的其中一個理由,是「我怎麽知道他們有沒有認真工作」。

IT Collective 的霍夫曼(Chris Hoffman)曾說:「要是我們不能信任員工,表示我們聘用人員的決策出錯了。假如團隊成員無法交出好的工作成果,或是無法勝任工作時程與工作量,我們就不會繼續跟他合作。事情就這麼簡單。我們聘用的團隊成員都具備專業技能,能夠勝任自己的工作,並對組織做出有價值的貢獻。我們無意在上班時扮演員工的保姆。」 當臉書、推特半數員工都已在遠距工作,企業老闆還需擔心什麼?

即使您在辦公室或會議上看不到別人,也並不意味著他們沒有工作。不要以為僅僅是因為您的員工在家中,他們就在沙發上看白天的電視。追根究底,你根本不應該聘請自己無法信任的員工,或是為不信任你的老闆工作。你要不就信任自己的合作伙伴,不然就找別人合作吧。

將遠端工作的能力納入面試的評選條件

大多團隊運作在規劃執行流程時,是沒有評估過遠端工作可行性。因此把遠端工作能力在面試的過程中列入評選條件相當重要,如果面試人選是會讓你有任何一絲懷疑的,那就不該聘用。

像遠距工作者學習如何提高團隊工作效率——《遠距工作,go!》讀書心得

  • 文字表達能力:身為遠距工作者,顯而易見,良好的寫作能力是必要的條件。在找人時,就篩選對方的寫作能力,確保對方有紮實的文字能力能明確表達他的想法,才能避免未來無謂的溝通成本。
  • 心態樂觀:聘請遠距員工時,人際互動顯得更為重要。除非彼此努力維繫,不然很容易產生不好的情緒。最好的方法就是,在工作團隊裡召集越多心態樂觀的人越好。我們說的是那些竭盡自己所能,不讓別人感到不愉快的人。別忘了情緒是會傳染的,不管是好情緒或壞情緒,只要有害群之馬存在,就很容易搞壞大家的情緒,這在遠距工作的環境裡後果尤其不堪設想。俗話說的沒錯:混蛋給我滾開。但對遠距工作,甚至連混蛋行為也不准,也不允許情緒化反應和惡劣氣氛的存在。
  • 找到有著相同熱情的人才:想用機智問答找出最棒的人才,簡直是無稽之談。擅長解開空想謎題的人與適合你們公司的人,彼此之間的關聯性薄弱,就算你要找的是工程師也一樣。動機是維持腦力運作的燃料。一個充滿動力的下午,你能完成多天份的工作量。話說回來,要是缺乏動機,你可能耗掉一整個禮拜才能完成一天的工作量。唯一能促進工作動力的可靠方法,是鼓勵人們做他們喜歡並在乎的事情,與他們喜歡並在乎的人合作。別無他法。

專注於結果與影響,而不是他在辦公室或是在線的時間

數十年的研究表明,當公司讓員工更加自主地工作時,他們會變得更加投入和高效。當您過渡到 「遠端優先 Virtual First」 工作時,請嘗試優先考慮相互信任和結果,而不是出勤和活動。可以從設定目標開始,並且具體衡量完成的工作內容以及對應的影響,例如:已完成 15 個功能,上線其中 8 個功能,產品月活躍度增加 20%。

企業文化是決定性關鍵:自由與責任

If you want to build a ship, don’t drum up the men to gather wood, divide the work and give orders. Instead, teach them to yearn for the vast and endless sea. 《給力》閱讀筆記,自由與責任的企業文化

Netflix 在 《零規則》與《給力》這兩本書中不斷提到自由與責任,自由背後要付出的代價就是對自己的工作負責,這就是 Netflix 不斷強調的公司文化,並且提供給員工最大的自由度,搭配嚴格的人才淘汰機制,確保不讓劣幣驅逐良幣。

只要工作能帶來樂趣,讓人有成就感,多數人都想要工作。管理變得寬鬆時,企業文化就極其重要。企業文化越強,越不需要特別明確的訓練與監督。在理想的狀況下,可以讓自主管理的人自由發揮,因為你曉得他們會把工作做好,他們的做法與公司文化相契合。

遠距工作員工促使你早日破除企業文化是建立在人際社交活動的幻想。現在你可以用實際行動來界定並實踐自己的企業文化了。

數位轉型的軟硬體升級

對於科技公司來說,不斷檢視自己的軟硬體工作環境能否有效率地進行遠端協作時很關鍵的,同時也要能保障公司的智慧財產權以及資安。

如果您的員工沒有適當的互聯網速度和電話連接,技術也可能是您最好的朋友或最大的敵人。了解您的團隊的可用性以及他們在家工作的時間表,以便所有團隊成員都能在相互方便的時間相互聯繫。

  1. 基礎設施:網路連線能力 + 資安管控,如:VPN 架設或防火牆設定、雲端服務二階段驗證。
  2. 軟體授權問題:如果要回家辦公,很多服務都有套數限制或者是鎖網路,像是微軟。需要編列遠端工作的預算。
  3. 通訊軟體升級:團隊專用的通訊軟體至少有 2 種方案,避免真的找不到人,且者兩個方案的都要把應用通知開啟。
  4. 遠端工作的教育訓練。很多人面對新工具是害怕的,也沒空自學。因此如果要團隊運作順暢,還要主管撥空先行訓練、示範與演練。
  5. 客戶關係管理方式升級:趁機好好整理名片、與客戶的通訊軟體工具。

為團隊建立彼此聯絡和支持的新方式

在家工作有時可能是孤立的,也可能是孤獨的。確保員工有歸屬感與使用的遠端工具一樣重要。除例行會議外,鼓勵虛擬咖啡會議或辦公時間來促進友情和與同伴以及經理或領導者的互動。不要以為電子郵件和電話就足夠了。嘗試通過視頻會議和即時消息進行通信,以了解員工如何適應在家工作。
Virtual First Toolkit: How to support your team | Dropbox Blog

在遠端工作的情況下,很難掌握員工的身心狀態,而這一點是很容易被忽略的,如果今天有個同事連續幾天加班到 10 點鐘,同事或主管很容易察覺,如果有個同事一早來上班精神就很差,或者面色凝重,我們都是很容易發現的,我們可能會開口問他發生什麼事情了。

不過遠距工作後,這個人幾點下班你不知道,工作是否遭遇到困難,家裡是否有狀況你是很難觀察出來的,通常只有他自己願意說,或者你在與他交談的過程中發現,不然他就只能想辦法自癒了,就經驗看來,很多人並不會覺察到自己有狀況,即便察覺了,主動提出需要幫助的比例也是偏低的。但是這會讓一個人的心理壓力愈堆愈大,工作狀態也會愈來愈差。

遠距工作者在缺乏社交刺激下,心裡的情緒經常無處抒發,很容易悶出心理疾病,針對這議題,HR 除了掌握員工家庭需求外,還可以刻意設計一些社交活動,舉例來說:

  1. 主管每個月與員工進行 1-1:對員工狀態有最高掌握的一般是他的直屬主管,而一個主管直接管理的人數一般在10人以下,可以讓主管每雙週(最長每個月)跟每位成員做一次1-1,聊聊工作與生活上的點滴,看看員工的身心狀態是否健康,是否需要提供協助。
  2. 規劃每週線上社交活動:HR 可以把每週五的中午或下午列為社交時間,並且明定這個時間不安排會議或其他工作,讓大家一起線上聊聊天,如果你怕尬聊,那可以設計一些交流環節,讓大家分享一些遠距工作的收穫與心得,或者其他值得跟大家分享或請益的主題,總之,題目可以很輕鬆,重點放在有人可以一起講講話,開開玩笑,這會讓員工感覺到身邊還有人陪著。
  3. 設立員工求助管道:員工在遠距工作時可能身體或心理出了狀況,他可能求助無門,此時如果 HR 有設計一個求助管道,讓員工知道當他需要協助的時候可以透過這個管道求助,HR 可以提供他必要的協助,這樣員工就會有被支持的感覺,比較不會慌張。

持續地確保員工保有工作動力

員工都是人,很自然會有工作以外的興趣,主管的職責包括要鼓勵員工去發展工作以外的興趣,例如:員工旅遊的福利。這些福利的目的,都是為了促進員工與親友留下值得回憶的體驗,讓他們遊歷新的地方,開發新的技能。

多采多姿的文化才能激發靈感創意。即時你在這週末連續工作,還是必須花更多心力鼓勵他們追求個人成長,培養多樣化的發展。為了讓員工願意長期為公司效力,打造出有趣職場的代價其實不算什麼。

管理者若發現員工的工作表現不力,請把對方找來當面談談。釐清到底是他厭倦不具挑戰性的工作,還是覺得自己動彈不得,遲遲不想面對感覺無能為力的狀況?想想自己有什麼辦法幫員工一把,讓他們重新上軌道。

參考資料

附在系列最後一篇文章:

  1. 有效提高遠端工作的生產力(上) — 管理者
  2. 有效提高遠端工作的生產力(中) — 工作者
  3. 有效提高遠端工作的生產力(下) — 總結,邁向遠端優先的未來
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